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Comment importer un catalogue de formations en xml dans EDOF ?
10 mai 2021
par Virgine Coutière
Auditrice pédagogique
Vous êtes-vous déjà demandé comment passer moins de temps à intégrer et actualiser vos fiches formation sur EDOF ? Il existe une solution simple : l’import de votre catalogue au format xml. La plateforme vous offre ainsi la possibilité d’uploader votre catalogue et donc d’intégrer vos formations de manière automatisée. Problème : le XML n’est pas à la portée de tous. Nous vous aidons à y voir plus clair et vous expliquons comment charger votre catalogue de formations xml sans y passer trop de temps.
Pourquoi passer par l’importation du catalogue au format xml ?
Pourquoi importer votre catalogue au format xml plutôt que d’actualiser manuellement toutes vos fiches ? La réponse est simple : le gain de temps. Actuellement, de nombreux OF intègrent leurs catalogues manuellement dans EDOF... et cela leur prend beaucoup de temps ! En effet, le problème du système d’actualisation manuelle des fiches formations réside dans le fait qu’il faut traiter chaque fiche formation une par une. Et compte tenu du temps nécessaire pour traiter une seule fiche formation, la plupart du temps, beaucoup d’OF s’interdisent de modifier régulièrement leurs catalogues. Résultat : ces derniers restent statiques et n'évoluent pas.
L’import du catalogue au format XML offre donc des avantages non négligeables puisqu’il permet d’automatiser la création des fiches formations et d'être plus efficace. En utilisant ce type de fichier pour mettre en ligne votre catalogue, et d’autant plus si ce dernier est d’une taille conséquente, vous gagnerez un temps considérable sur la mise à jour de vos fiches formation. Sur la plateforme EDOF, vous avez la possibilité d’uploader l’ensemble de vos formations en quelques clics. L’upload se fait de manière relativement simple.
Dans votre espace EDOF, allez sur la barre de menu de gauche. Il vous suffit ensuite de cliquer sur “catalogue” puis sur “Transfert XML”. Cliquez ensuite sur le bouton “Importer mon catalogue au format .xml et chargez votre fichier. Terminez la procédure en cliquant sur “Valider la mise à jour”.
Ne reste qu’un problème :
Comment faire pour transformer votre catalogue au format XML ?
Le langage XML est un langage informatique qu’il n’est pas toujours évident à maîtriser. A moins que vous ne soyez un pro du développement de site internet ou que vous ayez un informaticien dans votre équipe, il y a peu de chances que vous le connaissiez. Or, pour uploader votre catalogue sur la plateforme, il est indispensable d’avoir un fichier adapté.
Aujourd’hui, de nombreux OF et Universités utilisent des logiciels tels que KSUP ou d’autres logiciels de gestion de formations. Malheureusement, ces derniers ne permettent pas encore d’exporter un catalogue de formations au format xml compatible avec EDOF. Quand ce dernier est composé de dizaines voire de centaines de formations, l’automatisation est quasiment indispensable.
Le calcul est vite vu : en moyenne il faut 9 minutes pour remplir manuellement une formation sur EDOF, ce qui donne :
- 3h pour saisir 20 formations,
- 1 jour pour saisir 50 formations,
- 18 jours pour saisir 900 formations.
L’import au format xml est donc obligatoire pour les organismes de formation à partir d’une certaine taille ou ceux qui souhaitent mettre à jour leur catalogue régulièrement.
Si la démarche est relativement simple pour charger le fichier xml sur le portail EDOF, la création d’un fichier xml compatible avec EDOF et contenant l’ensemble des données d’un catalogue de formation l’est beaucoup moins. Notamment, on ne peut pas utiliser Excel pour exporter un fichier xml compatible avec EDOF.
Pourquoi créer un fichier XML est-il compliqué ?
Le format xml (Extensible Markup Language) est un langage informatique qui présente des similitudes avec le format html. Comme lui, il utilise des balises à chevrons ouvrantes et fermantes (< et >). C’est un langage que l’on retrouve pour la conception de sites internet et l’échange de données car il permet de structurer l’information dans des fichiers textes. Il est à la fois lisible par les machines et par les individus.
Concrètement, une formation encodée au format xml ressemble à ça 👉
Vous pouvez trouver un exemple de formation au format xml sur le portail EDOF en téléchargeant le kit xml.
Néanmoins, la création d’un fichier xml pour structurer un catalogue de formation n’est pas chose aisée. Et c’est bien dommage car une fois le fichier constitué, il est relativement simple de le modifier et de le recharger sur le portail EDOF pour mettre à jour les formations. Pour que le fichier xml soit compatible avec le portail, il est indispensable de suivre un certain nombre de règles que vous retrouverez dans le kit téléchargeable. Le guide fourni par Mon Compte Formation compte pas moins de 38 pages de spécifications relatives à la construction d'un fichier xml compatible avec EDOF.
Se lancer seul dans la création de ce type de fichier vous demandera un très (trop !) grand nombre d’heures de travail. L’aide d’un développeur spécialisé sera donc nécessaire pour mettre au point ce type de fichier. Faut-il pour autant abandonner l’intégration automatique de votre catalogue et le gain de temps inhérent à ce système ? Non ! Et Inokufu peut vous aider à le mettre en place facilement.
Comment Inokufu peut vous aider à transformer votre catalogue au format xml ?
Pour simplifier la tâche des OF qui disposent d’un grand nombre de formations sur MCF, nous avons développé un convertisseur qui permet de préparer son fichier xml et de l’importer ensuite directement sur le portail. Le fichier généré répond à toutes les contraintes imposées par la plateforme.
Le convertisseur vous permet ainsi d’automatiser la préparation des fichiers à partir de votre catalogue enregistré au format .xls (Excel) ou .csv. Nous pouvons également procéder à l’import automatique de vos formations déjà présentes sur EDOF.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre service ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour échanger sur votre besoin.
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Importez vos catalogues sur EDOF en XML depuis Excel
Avec le convertisseur XML EDOF, vous pouvez enfin générer des fichiers XML 100% compatibles avec EDOF directement depuis votre tableur favori (Excel, Googlesheet, etc). Ne perdez plus de temps à modifier vos formations une à une. Mettez à jour votre catalogue de manière dynamique et automatique !
