Data-driven Marketing pour la Formation
Comment fonctionne le portail EDOF ?
10 janvier 2021
par Virgine Coutière
Auditrice pédagogique
Comment fonctionne le portail EDOF ?
Mis en place en septembre, le portail EDOF permet aux organismes de formation de référencer leurs offres sur l’application CPF lancée, quant à elle, en novembre 2020. Vous l’avez découvert il y a peu et vous vous demandez encore comment rendre visibles vos formations ?
Inokufu est là pour vous aider à y voir plus clair.
Le portail EDOF, c’est quoi au juste ?
Le portail EDOF et ses enjeux
Mis en place depuis le 17 septembre 2020, le portail EDOF (pour Espace dédié aux Organismes de Formations) permet aux organisations éligibles au CPF d’inscrire et de recenser leurs formations et leurs prestations sur l’application Mon Compte Formation. Le portail EDOF permet également aux organismes de formation de rédiger les offres, réaliser les déclarations de Service Fait, suivre leur comptabilité et de gérer les informations relatives à leur entreprise.
Le référencement des formations sur cette application constitue donc un enjeu crucial pour les OF puisqu’il s’agit d’être visible et pertinent sur les requêtes des internautes. Avec plus de 388 800 offres à ce jour, la concurrence est donc rude. Ajouter à cela des règles et une logique de l’outil de recherche encore difficile à cerner à l’heure actuelle. Il est donc peu étonnant qu’aujourd’hui, de nombreux organismes peinent à rendre réellement visibles leurs formations sur le portail.
Les conseils d'Inokufu
Combien y’a t-il d’OF et de formations proposées sur Mon Compte Formation ? Dans un précédent article, nous avons abordé les différentes méthodes de calcul du nombre de formations et du nombre d’OF sur Mon Compte Formation. Nous avons également développé un comparateur permettant de connaître le nombre de formations par organisme de formation et le caractère saturant des offres de chaque OF.
Gérer son catalogue de formations sur EDOF
Une fois connecté à EDOF, il existe deux méthodes pour entrer votre catalogue de formation. Vous pouvez saisir vos offres manuellement ou importer votre catalogue au format xml. Pour cette seconde méthode, nous vous proposerons bientôt un guide étape par étape pour mieux comprendre le fonctionnement de la de l'upload xml sur EDOF. Si vous avez un catalogue de plus de 20 formations, cela vous fera gagner un temps fou !
Les guides d’utilisation de la plateforme mettent en avant un ensemble de bonnes pratiques pour la rédaction des offres de formation. Là encore, nous vous proposerons bientôt un article pour vous éclairer sur ce point. Pour saisir votre offre, un certain nombre d’étapes sont indispensables. Rendez-vous sur l’onglet de gauche “Catalogue” puis cliquez sur “Ajouter une formation”.
Vous aurez à saisir :
- Le type de la formation (Formation certifiante, bilan de compétences, permis de conduire, VAE, etc.)
- Le code d’identification et le type (le code est disponible sur l’espace de l’organisme certificateur). L’intitulé de la formation devrait apparaître automatiquement une fois le code renseigné.
- L'identifiant interne de formation, à savoir le code produit utilisé en interne pour la formation.
Une fois ces informations rentrées et validées, vous aurez la possibilité de modifier l’intitulé de la formation ainsi que l’ensemble du descriptif.
Suivi des dossiers et calcul du taux de réalisation sur EDOF
Une fois le stagiaire inscrit pour la formation, vous pouvez effectuer le suivi de la formation directement sur la plateforme.
Vous devez d’abord déclarer l’entrée en formation du stagiaire. Pour cela, vous disposez de 3 jours ouvrés à partir du l’entrée du stagiaire au sein du centre de formation. Pour les formations mixtes ou à distance, cette étape correspond à la date de la première connexion du stagiaire sur la plateforme ou l’espace de formation.
Si tout se passe bien, une fois la formation achevée et/ou l’examen final réalisé par le stagiaire, vous disposez également de 3 jours ouvrés pour déclarer la sortie de formation.
Attention, vous devez également déclarer la sortie de la formation dans les cas suivants :
- Interruption de la formation en raison de la pandémie Covid-19,
- Abandon du stagiaire avec ou sans motif de force majeure,
- Annulation de la session avec ou sans proposition de report,
- Autre motif relevant du stagiaire ou de l’organisme de formation.
En cas de formation incomplète, vous devez saisir le taux de réalisation afin qu’il soit pris en compte par la Caisse des Dépôts pour le versement du règlement.La Caisse des Dépôts dispose ensuite de 3 jours ouvrés pour valider la Déclaration de Service Fait.
Dans tous les cas, les organismes de formation doivent être en mesure de prouver et de tracer l’activité des stagiaires, qu’elle soit complète ou partielle.
Les conseils d'Inokufu
Le suivi ne s’arrête pas là ! Assurez-vous également de relancer vos apprenants pour qu’ils entrent leur note/évaluation sur leur compte MonCompteFormation. En effet, cela a un impact direct sur votre visibilité dans les classements du moteur de recherche !
Facturation et comptabilité
Pour compléter l’offre de service aux OF, la plateforme EDOF offre également la possibilité de suivre leur facturation sur le portail. Comment ? Dans la page “Dossiers à facturer”, vous trouverez un tableau récapitulant l’ensemble des dossiers que vous avez la possibilité de facturer à savoir :
- Les dossiers de facturation pour lesquels vous avez déclaré le Service Fait (totalement ou partiellement) et qui ont été validés par la Caisse des Dépôts.
- Les dossiers sur lesquels vous pouvez percevoir une indemnité d’annulation s’élevant à 5% du montant de la commande. Cela concerne les dossiers annulés moins de 7 jours ouvrés avant le début de la formation, en dehors du délai de rétractation et sans cas de force majeure. Cela concerne également les dossiers annulés par l’OF pour “non-présentation du titulaire” et hors cas de force majeure de ce dernier.
Les OF doivent percevoir les règlements dans un délai de 30 jours calendaires maximum après transmission des données de facturation.Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter prochainement notre guide sur la facturation EDOF.
Portail EDOF : pour qui et pour quoi ?
Pour les organismes de formation
Si vous cherchez des informations sur cette page, c’est que le portail EDOF vous concerne sans doute directement. Pour l’utiliser, il est indispensable de répondre à un certain nombre de critères. En tant qu’organisme de formation, vous devez remplir les conditions suivantes :
- Posséder un numéro de déclaration d’activité Être à jour sur vos obligations légales et réglementaires (transmission du bilan pédagogique et financier, respect des obligations comptables).
- Posséder une certification qualité délivrée par une instance de labellisation reconnue par France Compétences (Datadock, Qualiopi, etc.)
- Proposer une offre de formation éligible au CPF
- Accepter les conditions générales d’utilisation (CGU) du portail EDOF
A partir de là, vous avez la possibilité de référencer vos formations sur le portail.
Pour proposer des formations certifiantes
Offre la plus répandue, les formations certifiantes ou certifications professionnelles peuvent être :
- Des certifications enregistrées au Répertoire National de la Certification Professionnelle (RNCP) soit les diplômes allant du Brevet au Doctorat,
- Des certifications enregistrées au Répertoire Spécifique (RS) et qui concernent à la fois :
- les habilitations (ex : CACES, SST, habilitation électrique, etc.),
- les compétences transversales (ex : TOEIC, communication interpersonnelle, etc.),
- les compétences complémentaires et relatives à un métier (ex : formation PHP, Photoshop, etc.)
Il s’agit de la plus grande partie du catalogue proposé par l’application Mon compte Formation. La concurrence y est souvent très forte sur un même type de formation.
Pour des bilans de compétences, permis de conduire et VAE
Il est également possible de référencer d’autres types de formations sur le portail EDOF. C’est le cas notamment pour :
- Les bilans de compétences,
- Les Validations des Acquis d’Expérience (VAE),
- Les préparations aux permis de conduire (VL et PL) (épreuves théoriques et pratiques)
- Les formations pour la création ou la reprise d’entreprise,
- Les formations pour sapeurs pompiers bénévoles et volontaires.
La plateforme EDOF peut donc être un très bon outil pour les organismes de formation à condition que ces derniers aient toutes les clés pour être visibles dans l’immense catalogue proposé.
GÉRER SON CATALOGUE
Importez vos catalogues sur EDOF en XML depuis Excel
Avec le convertisseur XML EDOF, vous pouvez enfin générer des fichiers XML 100% compatibles avec EDOF directement depuis votre tableur favori (Excel, Googlesheet, etc). Ne perdez plus de temps à modifier vos formations une à une. Mettez à jour votre catalogue de manière dynamique et automatique !
